Юридическое

Обновлено:

Шаблон согласия на запись и обработку персональных данных при участии в видеоконференции

Эта страница — готовый шаблон письменного согласия для участников рабочих созвонов. Он составлен по статьям 5 и 9 Федерального закона № 152-ФЗ в редакции, действующей с 1 сентября 2025 года. Скопируйте текст в Google Docs или Word, заполните поля в квадратных скобках под свою организацию и распечатайте для подписи перед встречей.

Контекст и обязанности оператора при записи созвонов разобраны на странице Согласие на запись созвона: 152-ФЗ и инструменты Сонар. Если согласие нужно для последующей расшифровки — см. также Транскрибация: расшифровка аудио и видео в текст.

Согласие на запись и обработку персональных данных при участии в видеоконференции

Город: [город подписания]

Дата: «» __________ 20 года

1. Субъект персональных данных

Я, ___________________________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество полностью)

Документ, удостоверяющий личность: паспорт серии _______ № ______________, выдан _______________________________________________________________________ «» __________ ______ г., код подразделения __________.

Альтернативно для самозанятых и индивидуальных предпринимателей: ИНН: __________________________________.

Контактный адрес электронной почты: ___________________________________.

Контактный телефон: ____________________________________________________.

Далее — «Субъект».

2. Оператор персональных данных

Полное наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя: [наименование]

ИНН: [ИНН оператора]

ОГРН / ОГРНИП: [регистрационный номер]

Юридический адрес: [адрес регистрации]

Адрес для направления юридически значимых сообщений: [почтовый адрес или email]

Контактный email для обращений по вопросам обработки персональных данных: [email@example.ru]

Далее — «Оператор».

3. Цели обработки персональных данных

Субъект даёт Оператору согласие на обработку своих персональных данных в связи с участием в видеоконференции (далее — «Созвон»), проводимой с использованием сервисов видеосвязи (Yandex Telemost, Zoom, Google Meet и аналогичных), в следующих целях:

  1. Запись аудио- и (при наличии) видеопотока Созвона для внутренних рабочих нужд Оператора.
  2. Автоматическая транскрипция (расшифровка устной речи в текст) с разделением реплик по участникам (диаризация).
  3. Подготовка краткого содержания (саммари), списка задач и иных рабочих артефактов на основе записи и транскрипта.
  4. Хранение записи, транскрипта и производных артефактов в архиве для последующего поиска и обращения к ним участниками Созвона со стороны Оператора.
  5. Обеспечение качества внутренних коммуникаций, обучение сотрудников Оператора, разбор кейсов и контроль исполнения договорённостей.

Запись голоса и изображения лица Субъекта не используется Оператором для установления личности Субъекта (биометрической идентификации) и не передаётся в Единую биометрическую систему (ЕБС). Обработка голоса в рамках настоящего согласия не относится к обработке биометрических персональных данных в смысле статьи 11 Федерального закона № 152-ФЗ.

[Дополнительная цель — отметить, если применимо] ☐ Использование обезличенных фрагментов записи для обучения и улучшения моделей искусственного интеллекта, используемых Оператором или его подрядчиком.

4. Перечень обрабатываемых персональных данных

Согласие даётся на обработку следующих категорий персональных данных Субъекта:

  • фамилия, имя, отчество (если указаны в профиле участника Созвона);
  • голос и иные акустические характеристики речи;
  • изображение лица и фон видеопотока — при включённой камере;
  • содержание устной речи Субъекта в ходе Созвона;
  • содержание сообщений, отправленных Субъектом в чат Созвона;
  • IP-адрес устройства, с которого Субъект подключился к Созвону;
  • дата, время начала и окончания подключения, идентификатор сессии;
  • адрес электронной почты и (или) учётная запись, использованные для входа в Созвон.

5. Способы и действия по обработке

Оператор обрабатывает персональные данные Субъекта смешанным способом — с использованием средств автоматизации и без таковых. Перечень действий: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение. Автоматическая обработка включает в том числе расшифровку речи в текст и алгоритмическое разделение реплик по участникам.

6. Срок действия согласия и срок хранения данных

Согласие действует с даты подписания и до его отзыва Субъектом, но не более 12 (двенадцати) месяцев с даты записи каждого конкретного Созвона. По истечении срока хранения запись, транскрипт и производные артефакты удаляются Оператором.

[При необходимости укажите иной срок:] ____________________________________.

7. Право на отзыв согласия

Субъект вправе отозвать настоящее согласие в любой момент, направив письменное заявление в свободной форме на адрес электронной почты Оператора, указанный в разделе 2 ([email@example.ru]), либо почтовым отправлением по юридическому адресу Оператора.

С момента получения заявления Оператор прекращает обработку персональных данных Субъекта и уничтожает запись, транскрипт и связанные артефакты в срок, не превышающий 30 (тридцати) календарных дней с даты поступления отзыва (часть 5 статьи 21 Федерального закона № 152-ФЗ), за исключением случаев, когда сохранение и обработка обязательны по закону.

Субъект понимает, что отзыв согласия не аннулирует факт обработки, совершённый до получения отзыва Оператором.

8. Передача данных третьим лицам

Для достижения целей, указанных в разделе 3, Оператор вправе поручать обработку персональных данных следующим категориям лиц:

  • хостинг-провайдеру, обеспечивающему хранение записей: [наименование, страна размещения серверов];
  • разработчику и (или) поставщику программного обеспечения для автоматической транскрипции и анализа речи: [наименование подрядчика, страна размещения];
  • провайдеру сервиса видеосвязи, в рамках которого проходит Созвон: [Yandex 360 / Zoom Inc. / Google LLC — нужное оставить].

[Трансграничная передача — заполнить, если применимо] Субъект уведомлён, что Оператор осуществляет трансграничную передачу персональных данных на территорию следующих иностранных государств: ____________________________________________________. Оператор подтверждает, что направил в Роскомнадзор уведомление о намерении осуществлять трансграничную передачу в порядке статьи 12 Федерального закона № 152-ФЗ.

Передача третьим лицам в иных целях, кроме указанных, не производится. Распространение персональных данных Субъекта неопределённому кругу лиц (публикация) не осуществляется без отдельного согласия.

9. Подтверждение и подпись

Подписывая настоящий документ, Субъект подтверждает, что:

  • ознакомлен с целями, объёмом, способами и сроком обработки персональных данных;
  • проинформирован о своих правах, предусмотренных главой 3 Федерального закона № 152-ФЗ, включая право на доступ, уточнение, блокирование, удаление данных и право на обжалование действий Оператора в Роскомнадзор;
  • даёт согласие добровольно, в своих интересах, своей волей.

Субъект персональных данных:

_____________________ / ________________________________________________ / (подпись) (фамилия, имя, отчество прописью)

«» __________ 20 года

Со стороны Оператора (отметка о получении):

Должность, ФИО ответственного: _________________________________________

Подпись: _____________________ Дата получения: «» __________ 20 г.

М.П. (при наличии)

Что почитать дальше